当事業所では、「なるべくお金をかけないIT環境構築」の一環として、「Excel改善/構築」のサービスを提供しております。
しかし、Excelは「非効率な業務」の代名詞とされることも多くなってきています。本当にそうなのか?Excelが悪なのか?その点について、当事業所の考え方をお伝えします。
なぜExcelが悪者扱いされるの?
近年は、「AI」や「RPA」や「DX」など、ITに関する横文字が増えてきて、関連して「Excelからの脱却!」「まだExcelを使っているの?」などと叫ばれることがあります。
そのように、Excelは頻繁に「非効率な業務」の代名詞とされることが多いです。そして最終的に「Excelなんて使うのをやめて、ITツールを導入しましましょう!」というものです。
しかし、大抵の場合は、「Excelが悪い」のではなく、「ぐちゃぐちゃに組み込んだそのExcelが悪い」というケースが非常に多いです。
悪いのは「Excel」ではなく「ぐちゃぐちゃなExcel」
当事業所は、これまで多くの企業(中小企業だけでなく大企業を含む)の業務用Excelを拝見し、その改善活動などを行ってきました。
そこで見えてきたのは、「Excelはダメだ!IT化だ!」と言っているところに限って、「ぐちゃぐちゃに組み込まれた分かり辛いExcel」を使っているという点です。
そういったExcelは、当事業所のメスを入れることで、大抵の場合はシンプルに作り直すことが出来て、そのままExcel活用となり、余計なITツール導入を回避する流れとなったケースがほとんどです。
勘違いをしてはならないことは、「Excelそれ自体が害悪」なのではなく、「難解な関数やマクロなどを不必要に組み込み過ぎている複雑なExcelが害悪」ということです。
Excelマクロ
「ぐちゃぐちゃに組み込まれた分かり辛いExcel」が作られる要因として、「Excelマクロが多く組み込まれている」というものがあります。
これは、「たまたまExcelマクロに詳しい人材が、自分がいなくなった後のことや、様々な外部環境の変化の可能性を考慮せずに、ほぼ自己満足で複雑なものを作り上げてしまう」というものです。
複雑なExcelマクロが組み込まれてしまうと、大抵の場合、
・そのマクロ付近に不具合があった際に誰も対処できず業務が止まる
・そのマクロに不具合があることを恐れて誰もExcelをいじれず業務改善ができなくなる
といった問題が顕在化します。こうなると、「Excelはダメだ!」という展開になります。
Excelマクロは確かに非常に便利なのですが、非常に難しいExcel技術の一つですので、「メンテナンスが大変」という弱点を意識する必要があります。つまり、「メンテナンスがある程度簡単なExcelマクロを組む」という工夫&配慮が必要となるということです。または、「もうほとんど外部環境の変化はない、業務ルールも変わることはない」ということが明確になった段階でExcelマクロを組み込むといった工夫&配慮の仕方もあります。
当事業所による「ぐちゃぐちゃExcel改善」のスタンス
当事業所では、上記を考慮して、以下のスタンスでExcelと向き合うこととしております。
- 「見れば分かる/誰にでも簡単に取扱うことが出来る」Excelに仕上げます。
※Excelは単なる「業務用ツール」であるにも関わらず、それを扱うこと自体が困難で時間がかかるようでは本末転倒です。高品質でありながら「見れば分かる/誰にでも取扱い可能」な成果物を仕上げます。 - 既存Excelの改善にあたっては、「言われた通りにそのままメンテするだけ」では終わらせません。
※重要なことは「根本解決」であるため、「他のExcelに着目する」や「そのExcelをなくす」といった対応も発生し得ます。 - 複雑な機能は組み込みません。
※重要なことは「事業者さまにて今後自分達でメンテナンス出来るよう」であるため、基本的な関数だけで構成させます。同様の理由により、マクロやVBAの類は原則として組み込みません。
これにより、Excelを上手く活用する方向性と出来れば、「余計なITツール導入の回避」を実現させることにもなります。
そう、Excelは上手く活用すれば、「最強のノーコード開発ツール」になり得るのです。
「ぐちゃぐちゃExcelの改善」のメリット
ぐちゃぐちゃなExcelを改善することは、以下のメリットを生みます。
当事業所の「ぐちゃぐちゃExcelの改善」の実績
当事業所は「資金繰り表Excel」や「管理会計Excel(事業別の利益見える化Excel)」いった経理分野・会計分野での支援の豊富な実績があります。また、それらを活用する形で、単なるExcel支援で終わらせずに「金融機関との交渉による資金調達」まで可能としています。
- 美容サロン:資金繰り表Excel/管理会計Excel/取引記録Excel
- 製造設備メーカー:資金繰り表Excel/案件管理Excel(部署ごと)
- 医療器具メーカー:在庫管理Excel
- 警備業:資金繰り表Excel/管理会計Excel/営業管理Excel
- パーソナルトレーニング業:顧客管理Excel
- 飲食業:売上管理Excel
- 飲食業:原価管理Excel