当事業所にて、「複数事業を営む美容サロン」に対してITコンサルティングやIT環境構築を請け負った事例を紹介します。
今回は、「PC＆共有フォルダの大掃除」や「ぐちゃぐちゃExcel改善」といった、比較的ローコストのアプローチで少しずつ改善活動を行い、最終的に「kintone」や「Google Workspace」といったITツールに対してしっかりと投資を行う形で、事業者さま専用のIT環境構築を地道に進めた事例となっています。
課題の把握（ITコンサルティング）
事業者さまの当初の課題
特になし。正確には「特にITに関する課題を明確に認識されていなかった」という状態。
しかし、なんとなくは「ITを上手く使いこなせたら良いのだろうなぁ」という気持ちがあった状態。
ITコンサルによる「問題点の把握」
- 様々な情報（データ）が至る所に散在し、探すのに一苦労という状況であった。
- 各種ファイルの「最新版」がどこにあるかが分からず、結果として「古い情報」を意図せず使ってしまうことがあった。
- 1日の業務における「Excelへのデータ入力」においてスタッフの入力ミスが相次いでいた。
- その「Excelへのデータ入力」は、入力作業に時間がかかる割に正確な情報が蓄積されていないというものであった。
- 複数の事業を営んでいるが、事業別の売上や利益が分からない状態であった。（当然、決算上でも把握出来ない）
- 代表者とスタッフが共にこれらの問題対応に追われ、「攻めの活動＝営業活動など」に対して十分なリソースを割くことが出来ない状況であった。
- 同じく、問題対応に常に追われていることから業務量が非常に多く、健康面での不安があった。
導いた大方針（IT戦略）
事業者さまとのコミュニケーションの中で上記の問題点を把握し、その上で以下の通りの大方針（戦略）を提案。
大方針（戦略）
まずは新たなIT投資などは行わず、今ある業務環境の中で改善活動を実施し、状況に応じてIT投資を行う。
短期的な狙い
スタッフや代表者の業務効率化により、業務上のストレスを軽減させる。
中長期的な狙い
スタッフや代表者それぞれにおいて、「自社の経営状況」を正確に把握出来るようにし（経営状況の見える化）、「やるべき行動」が客観的に把握できるようにする。
また、業務効率化により捻出した「時間（リソース）」を使い、営業活動といった「攻めの活動」を力を入れることが出来るようにする。
更に、ここまで整えた社内体制、特に「経営状況の見える化」体制をアピールする形で、銀行からの信頼獲得並びに資金調達を実施しやすい体制を構築する。
ローコストでIT環境構築
まずはお金をかけずに、「PC＆共有フォルダの大掃除」及び「ぐちゃぐちゃなExcelの改善」を実施しました。
※Google Workspace有料プランを新たに契約し、「Google共有ドライブ」環境を導入の上で対応。
イメージ図
要したコスト
Google Workspace有料プランの利用料（Standardプラン）
IT投資による改めてのIT環境構築
上記の通り「ローコストで構築したIT環境」をベースに、事業者さまと改めてコミュニケーションを重ね、最終的に「kintone」及び「Google Workspace」を上手く組み合わせる形で専用のIT環境を構築することとしました。
言わば、事業者さま専用の「経営基盤システム」を構築した形です。
イメージ図
要したコスト
kintone利用料（「krewData」プラグイン等を含む）。
当事業所所見や補足等
今回の事業者さまにおいては、いくつかの問題点を把握の上で課題を見極め、各種課題をバランスよく解決出来るIT環境を実現させましたが、その中で重視した話題の一つに「経営状況の見える化」があります。
この「経営状況の見える化」は、何のために実施したものかと言うと、シンプルに「利益を生むため」です。
そもそも、利益を生む方法は、何も「営業活動をして売上を得る」だけではありません。
「いくら頑張っても儲からない事業に無駄な時間を割いていないか？」
「どの事業やサービスが稼ぎ頭で、逆にどの事業やサービスが足を引っ張っているのか？」
といった事実を正確に把握できる体制を作り、そこを切り口（ヒント）にして「そもそも利益を生みやすい体制を構築する」というアプローチもあるということです。
また、上記イメージ図のように、事業者さまが「自社の状況を正確に把握した上で戦略的に行動をしている」という姿を実現できれば、「銀行からの資金調達」という観点でも、銀行側の立場で「信頼できる事業者だ」と判断される可能性が高まります。更に言えば「経営情報を銀行側としてもより正確に把握出来る」という環境を実現させていることからも、新たな資金調達や借換などをスムーズに実施することが可能となります。