【支援事例】士業法人／東日本／～30名規模
※本記事は、守秘義務に配慮し、特定の企業・契約内容・内部情報を開示しない形で、一般化した内容として掲載しています。
事業者さまの概要
事業内容
士業法人
規模
～30名
地域
東日本
当事業所による支援期間
2024年～現在
事業者さまの状況 ─ 何を課題に感じていたか
士業法人は、管理対象となる「案件」の数が非常に多く、それら全てを正確にミスなく、かつ効率よく業務をこなすことがポイントとなります。
そんな中、同社はその大量の案件の管理、その案件対応の結果生まれる請求業務、その他の業務全般を適切にIT化をしていく経営方針を立てていました。
そんな中当事業所と出会い、そのIT化方針の実現を当事業所にご依頼頂くこととなりました。
地道で堅実な支援の開始
同社では、社内で「IT化プロジェクトチーム」を編成し、その方々を中心に回すこととなりました。
これは、経営課題としてIT化を掲げる組織として、最も教科書的で最も有効な、理想的なスタイルです。これにより、非常にスムーズかつ正確に会社全体でIT化を進めることが出来ました。
同社は当初より「当社のIT化は、kintoneが相性が良いのでは」と考えておられました。当事業所としても、その方針で問題ないと考え、仮に問題があったとしても、kintoneは「解約すれば良いだけ」のサブスク型のクラウドサービスであるため、その方針に賛成し、kintoneでの環境構築に着手しました。
その中でも、全てを一気にkintoneで構築しようとするのではなく、まずは「最もメインとなる業務」にのみ着目し、スモールスタートの着実なスタートを組みました。
kintoneには、「kintoneならではのメリット」もあれば、逆に「kintoneであるが故のデメリットや弱点」も存在します。そして、企業のIT化では、そういったデメリットや弱点の類を強く意識してしまい、結果として何も結論が出せずに何も進まず、戻りもせず……、というもどかしい状況になるケースが少なからず存在します。
しかし同社は、それらのデメリットや弱点を、バランスよく「妥協する／スタッフによる個別運用で回避する」といった意思決定をしてくださり、それが功を奏し、主となる業務以外の周辺業務のkintone化もスムーズに着実に進行していきました。
kintoneは、「何もかも解決できる万能なツール」ではありません。そこで同社では、そこをカバーするための基礎環境構築のために、「Google Workspace」に着目しておられました。
当事業所としても、「1つのツールで全ての環境を構築することが良いに決まっているが、現実的にはそれは困難」という考えの元、その同社の方針に賛成の上、Google Workspaceによる各種周辺環境の構築もお任せ頂くこととなりました。
そして、その中でもまずは「Google共有ドライブ」のフォルダ環境を高品質に整備することの重要性を説明・提案し、そちらに着手しました。
kintoneやGoogle Workspaceで構築していったそれぞれの仕組み（環境）を、適切に「繋げる」形とし、会社全体で見て「上手く回る仕組み」を固めるフェーズと入りました。
構築した個々の仕組み（システム）の紹介
上記の通り、「kintone」及び「Google Workspace」をベースに、データ入力&データ蓄積の基礎的な環境を整備しつつ、様々な仕組み（システム）を追加構築していき、会社としての体制を日々強化しています。
ここでは、構築した個々の仕組み（システム）を抜粋していくつか紹介します。
「営業管理」システム
上述の「案件管理システム」は、あくまで「獲得した案件の管理」です。こうなると、その前段フェーズである「案件を獲得するための仕事（＝営業活動）」に目を向けることになるのは自然な流れです。そこで、同社では「営業活動の見える化（受注率や失注率など）」を目的とし、その仕組みを構築することとしました。
同社では、「kintone」と「Google Workspace」を導入済であるため、それらを役割に応じて適切に組み合わせた（＋データ連携の仕組み）形で、以下のイメージで「営業管理システム」を実現させました。
なぜ、この進め方だったのか ─ そして、これから
同社は、単に「案件管理の業務を、kintoneで構築する」といったことを目標にした訳ではありません。ましてや、「kintoneが最高のツールであり、全てをkintone化していく！」というスタンスを持っているわけではありません。kintoneでのIT環境構築は、あくまで「現時点での最善の姿」であり、中長期観点で、より望ましい「会社全体として上手く回るIT環境」が存在する可能性があります。
その一方で、kintoneは非常に優秀なツールであることは間違いなく、kintoneを中心に添えて、その周辺に（Google Workspaceを始めとした）各種ツールで固めていくことは、企業のIT環境構築といてこれ以上の正解はないと確信しています。
同社と当事業所は、そのような理念を共有し、引き続き、上記で示したような「全てが上手く有機的に繋がり、効率的に回るIT環境」の強化を図り、更に着実に改善活動を続けていく形となります。特に、これまで、「地道な環境整備」に着目してきたからこそ、今度は「その上にAIを上手く乗せる」というフェーズに入ることも可能となっており、更なる業務効率化が期待出来ます。
