【フォルダ整理事例】施設管理業／東日本／～30名規模
当事業所にて、BtoBのサービス業を営む事業者さまの「フォルダ整理」を請け負った事例を紹介します。
※本記事は、守秘義務に配慮し、特定の企業・契約内容・内部情報を開示しない形で、一般化した内容として掲載しています。
課題の把握（ITコンサルティング）
事業者さまの課題
会社内に、これまでの事業の中で生まれてきた大量の情報があふれており（＝ぐちゃぐちゃの共有フォルダ）、それらに埋もれた業務体制となってしまっている。
これらを整理することで、現場業務の効率化は当然として、経営陣も社内情報をスムーズに見れる体制とし、会社の体制を安定的なものとしたい。
導いた大方針（IT戦略）
今回の事業者さまは、社内で明確に「社内全体の共有フォルダをキレイに整理整頓し、会社全体の生産性・効率性を高めたい」という目的がありました。
その上で、元々、相談者さまの「フォルダ整理リテラシー」が非常に高かったことを考慮して、「当事業所の全てのフォルダ整理作業（1つ1つのフォルダ整理作業）を実施していく」というスタイルで進めずに、「打ち合わせにて全体方針や段取りを定め、実際に手を動かすのは相談者さまがメイン」という前提で、二人三脚体制で進める方針としました。
IT環境構築（フォルダ整理）
上記の通り、相談者さまと以下の二人三脚体制で進める方針としました。
- まず、当事業所から相談者さま個人に対して、フォルダ整理の基礎テクニックや実務テクニックを一通り実践形式でレクチャーする。
- 相談者さまにて、そのテクニックを活用する形で、自身が所属する部署のフォルダ整理を実施頂く。
- そのフォルダ整理結果を踏まえて、他部署のフォルダ整理方針を一緒に考えつつ、相談者さまにて社内調整を行う形で、他部署のフォルダ整理を進めて頂く。
イメージ図
要したコスト
特になし。（フォルダ整理にはITツールは不要）
※正確には、当事業所に対するコンサルティングフィーが発生しましたが、そちらについても、事業者さま（相談者さま）が積極的&能動的に社内調整を行い動いてくださったため、当事業所における稼働は非常に少なく、規模の小さくない会社でありながら、３～４回程度のコンサルティングで対応完了となる、非常にスムーズな対応となりました。
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