【介護支援センター】フォルダ整理コンサルティング
当事業所にて、介護支援センターを運営される事業者さまの「フォルダ整理」を請け負った事例を紹介します。
課題の把握（ITコンサルティング）
事業者さまの課題
会社内に、これまでの事業の中で生まれてきた大量の情報があふれており、それらに埋もれた業務体制となってしまっている。
しかしながら、会社として「皆、ここに資料を格納する！」という場所である、いわゆる「共有フォルダ」が存在せず、それぞれの社員がそれぞれのパソコンで、資料を保有してしまっている状況。
これらを業務環境を改善することで、現場業務の効率化は当然として、経営陣も社内情報をスムーズに見れる体制とし、会社の体制を安定的なものとしたい。
なお、インターネット環境にあるならば、どこにいてもスムーズに資料を閲覧出来る環境としたい。
導いた大方針（IT戦略）
今回の事業者さまは、社内で明確に「フォルダを整理したい」という目的があり、かつ、「必要以上にコストをケチることによって、フォルダ整理が中途半端にならないようにしたい」というスタンスがありました。
実は、お話をした当初時点では、単に「それぞれの社員のパソコン内資料を整理する」といったスモールな対応で終わらせるアイディアも出ました。しかし、その形で終わらせることはせず、改めて「会社としての資料を一元的に格納する共有フォルダ」を構築する方針を定め、本格的な業務体制の構築にチャレンジすることにしました。
IT環境構築（フォルダ整理）
上記の通り、相談者さま（社長さま）と以下の二人三脚体制で進める方針としました。
- まず、社長さまのパソコンのフォルダ自体を整理する。これにより、社長さまに「フォルダ整理」とはどのようなものかを肌で理解して頂く。
- 「Google Workspace」を契約し、その中で「共有フォルダ」を用意する。
- 用意した「共有フォルダ」に対し、（1にて整理済の）社長のパソコンのフォルダを再現し、データも1つ1つ移行する。この時、単なるフォルダ再現&データ移行とするのではなく、「会社全体で使う共有フォルダ」という前提の元、改めてフォルダ構成の見直しを図る。
イメージ図
一からの「共有フォルダ構築」について
今回は、ある意味「共有フォルダを一から作り出す」という対応を含むプロジェクトとなりました（既に存在する共有フォルダを整理する、ではなく、一から構築）。
つまり、「そもそも、どのようなプラットフォームで、どのような構成スタイルとするか」といった、根本的な部分を詰める必要がありました。
今回は、「Google Workspace」を活用する形で、以下の基本構成の共有フォルダを構築することとしました。
このフォルダ構成とすることで、各社員が会社全体のことを把握出来るようにしつつ、それでいて機密情報は一部の社員しかアクセス出来ないようにという、一般的な会社実務に耐えられるようにしたものです。
要したコスト
Google Workspaceの利用料。（社員数の関係で、月額1万円程度）
※インターネット上に共有フォルダを構築するために、Google Workspaceを契約したもの。