【支援事例】NPO法人／海外／～20名規模
※本記事は、守秘義務に配慮し、特定の企業・契約内容・内部情報を開示しない形で、一般化した内容として掲載しています。
事業者さまの概要
事業内容
NPO法人
規模
～20名
地域
海外
当事業所による支援期間
2026年～現在
事業者さまの状況 ─ 何を課題に感じていたか
今回の事業者さまは、海外での活動を主とするNPO法人で、日本での活動メンバーと共に海外での活動メンバーもおり、関係者は多いものの、業務上取り扱う各種のファイル類が、「個人のGoogleドライブ」に固まっているという業務環境でした。
具体的には、「個人のGoogleドライブ内のファイル」を、お互いに「共有設定で見せ合っている」という状況であり、お互いに「どこに（誰のGoogleドライブ内に）あるのかが複雑」と認識している状況でした。
同法人は、中長期的に活動を継続できるよう、このフォルダ環境の整理と共に、保有するファイルを生かした効率的な業務環境の構築を模索しており、その実現その両方とも当事業所が最も得意とするもので、その点に価値を感じて頂き、支援をご依頼頂きました。
地道で堅実な支援の開始
事業者さまは、上述の業務環境改善のためのツールとして、既に「Google Workspace」を導入していました。当事業所としても、今回のケースは「Google Workspaceを契約⇒共有フォルダを構築」というルートが正解かつ最優先と感が寝ていたため、その流れに乗ることとなりました。
しかし、従来の「個人のGoogleドライブ同士で、ファイルを共有し合うスタイル」と、「Google Workspaceの共有フォルダ上で皆でファイルを取り扱うスタイル」は、これまでの常識とは根本的に異なってくるため、まずはその意識合わせを行いました（お互いが持つ常識が異なることによるコミュニケーションの非効率発生などを防止）。
早速、最優先対応事項としての「共有フォルダの構築」に着手しました。
共有フォルダ構築においては、同法人が取り扱う大量の案件を適切に管理することを重視したフォルダ構成としました。
キレイな共有フォルダを構築するだけで、社内の業務環境は大きく改善します。しかし、「共有フォルダ内に整理した各フォルダ」のうち、「いつも使うフォルダ」へアクセスしやすい業務環境とすることで、より一層（相乗効果的に）業務環境の品質を向上させることが可能となります。
そんなこと出来るのでしょうか？はい、それこそがまさに「Google Workspaceの真価（本領発揮）」です。当事業所が持つノウハウを最大限活かし、まずは「社内ポータルサイト構築」という形でそれを実現させることとしました。
なぜ、この進め方だったのか ─ そして、これから
今回の事業者さまは、「情報を適切に管理することの重要性」は誰よりもご理解頂いており、そのために「Google Workspaceが有効」ということを把握されておりました。特に、「Google Workspaceが持つ華やかな機能（AI機能など）はさておき、まずは目の前のぐちゃぐちゃフォルダをなんとかすることが重要」という意識を強く持たれており、それは当事業所が提唱しているIT環境改善の姿と完全に一致していることから、お互いにスムーズに対応することが可能となりました。
しかし、「業務環境の整備」は、決して「フォルダ整備」だけが全てではありません。フォルダ整備はあくまで「畑」であり、今後はそれを活かした業務環境を構築することが重要であり、そしてGoogle Workspaceはそれを実現出来る最高のツールの1つです。今後は、それを目指して、引き続き地道な支援を実施していくこととなります。
