【サービス業：BtoB】ITコンサルティング&フォルダ整理
多くの事業者さまにおいて、「取り扱う案件ごとに、きちんと利益を得ることが出来ているかを把握したい」というニーズはあるものと思います（顕在的なニーズか、潜在的なニーズかは別として）。
ここでは、当事業所にて、「BtoBのサービス業」を営む会社さまに対し、「案件ごとの利益獲得状況を見える化する業務システム」等をローコストで構築した事例を紹介します。
※本記事は、守秘義務に配慮し、特定の企業・契約内容・内部情報を開示しない形で、一般化した内容として掲載しています。
課題の把握（ITコンサルティング）
事業者さまの当初の課題
営業活動により獲得する各案件について、会社全体で「利益」を意識した行動が出来ておらず、結果として社員へ多くの給料を払えることが出来ていない状態であった。
具体的には、「コストを意識することが出来ていないために、低単価で案件を受注してしまう」であったり、「せっかく高単価で受注した案件でも、無駄なコストをかけてしまうことで、結果として小さい利益しか獲得出来ていない」というもの。
しかし、経営者や幹部の方々は「このままではいけない」という危機感をお持ちであった。
ITコンサルによる「問題点の把握」
- 会社全体で、「売上－費用＝利益」という当たり前の事実を教えることがない環境であった。
- そういったことを意識しようにも、「売上」や「費用」を適切に記録する業務自体が存在しない環境であった。
導いた大方針（IT戦略）
事業者さまとのコミュニケーションの中で上記の問題点を把握し、その上で以下の通りの大方針（戦略）を提案。
大方針（戦略）
会社全体で、一人一人が自然に「利益」を意識した行動を取るようになる「仕組み」を構築する。
具体的な実現方式
ITを活用する形で、「案件ごとに、売上や費用の情報を適切に記録する仕組み（＝案件ごとの利益獲得状況を見える化する仕組み）」を構築する。
狙い
「利益を意識した行動をするように！」という教育はもちろん行う。
しかし、それはそれとして、「一人一人の社員が、日々の業務の中で（わざわざ言われなくても）自然に利益を意識した行動を取れるようになる」を実現することが、中長期的に求められるものと判断。
そのために、日々「売上」と「経費」を当然に登録させ、当然に「利益」という数値を意識せざるを得ない業務環境を構築する狙い。
その前に、基礎環境の整備として「フォルダ構築&社内ポータルサイト構築」
早速、取り組みを開始する前に、まずは「フォルダ（共有フォルダ）の整理」や「社内ポータルサイトの構築」といった形で、基礎的な業務環境を整理することとした。
具体的には、「Google Workspace」を活用する形で、ローコストで進めることとした。
そもそも「社内ポータルサイト」とは
「社内ポータルサイト」とは、全社員が1日の始まりの真っ先にPC上で開く、社内専用のWEBサイト。
業務において使う「全て」に、この社内ポータルサイトを起点としてアクセスすることが出来る、「全ての基盤」というイメージ。
Googleドライブでのフォルダ構築
社内で、クラウド上でいつでもアクセスできる、整理されたフォルダ環境を構築すべく、Googleドライブ上に、事業特性や社内事情を考慮した構成で共有フォルダを構築。
そしてそのフォルダを、上記「社内ポータルサイト」に組み込み、「社内ポータルサイトにアクセスすれば、各種の資料に簡単にたどり着ける」という業務環境を作り出した。
ローコストでIT環境構築
引き続きの業務システム構築については、事業者さまの意向を考慮し、限りなくお金をかけず、「案件ごとの利益獲得状況を見える化する仕組み」を構築することとした。
イメージ図
「利益の見える化」システムの詳細
単に「作って終わり」としない！
このように、「利益管理システム」を構築したが、こういったケースでは、通常、「既に導入済の各種ITツールに埋もれる」ということが起こり得る（ITツールの氾濫）。
そのため、別途構築済の「社内ポータルサイト」へ、この「利益管理システム」を組み込む対処を実施。
具体的には、社内ポータルサイト上、元々用意していた「営業管理」エリアに、新たに「利益管理システム」を組み込むことで、「日々の営業管理業務の延長として、利益管理という業務がある」ということを自然に意識してもらう業務環境とした。