当事業所の「フォルダ整理／共有フォルダ構築」方式
当事業所では、PCや共有フォルダにあふれた沢山のファイル等を整理することにより、「どこに何があるかが誰でも分かるキレイなフォルダ環境」を構築するという、「フォルダ整理」というサービスを提供しております。
この「フォルダ整理」により、「余計なITツール導入の回避」と共に、「ノーストレス＆スムーズな業務環境」という結果を実現させることが可能です。
ここでは、当事業所による「フォルダ整理」についての基礎的なアプローチや考え方を紹介します。
当事業所による「フォルダ整理」のイメージ
至るところで、以下の「整理前」のような、「どこに何があるかよく分からないフォルダ」というものを見る機会があると思います。
こういった「ぐちゃぐちゃフォルダ」を、「どこに何があるか誰でも分かる」形のフォルダに生まれ変わらせることとなります。
「フォルダ整理」を実施することによるメリット
「フォルダ整理」は、単に「業務効率化」という効果にとどまりません。
会社活動の超根本的な業務環境にメスを入れる形となるため、その効果は実は以下の通り非常に大きいです。
基本的に、探したい資料に「平均10秒以内」で辿り着く体制を実現します！
資料探しという業務のムダがなくなり、
「コスト削減」と「営業活動強化（売上拡大）」に至り、
結果、会社の「利益拡大」実現に寄与します！
「フォルダ」の構成スタイル
フォルダ（会社全体の共有フォルダ）を構築するためには、会社内での「各担当（各部署）ごとのアクセス権」を考慮していくことが重要となります。
それを踏まえて、フォルダ構築には大きく分けて以下の3つのスタイルが存在します。このそれぞれのうち、どれを実現させたいか次第で、選定するプラットフォーム（＝どの文書管理ツールを使うか）が定まってきます。
【①】各担当者が「自分に関係するフォルダのみ」表示させるスタイル
例えば「営業部の人間は、営業部関係の資料しか見る必要はない」というような考えを重視する場合、このスタイルでフォルダを構築することとなります。
【②】全社員が「1つのフォルダ」を取扱い、その中で細かくアクセス権設定をする
これは「1つのフォルダ」の中に、各担当（各部署）ごとのフォルダを構築するスタイルです。
そして、そのフォルダの中で、「各担当フォルダ（各部署フォルダ）」ごとに、「営業部の人間は経理部のフォルダを見ることが出来る／出来ない」といった細かい設定を加えていくことになります。
【③】全社員が「1つのフォルダ」を取扱うが、その中で細かくアクセス権設定はしない
これは「1つのフォルダ」の中に、各担当（各部署）ごとのフォルダを構築するスタイルです。
しかし、そのフォルダの中で、「各担当フォルダ（各部署フォルダ）」ごとに、「営業部の人間は経理部のフォルダを見ることが出来る／出来ない」といった細かい設定は加えません。
しかし、「とは言っても、さすがに会社の会計情報や人事情報といったものを全員に見せる訳にはいかない」ということもあるのが普通であって、この場合、その「1つのフォルダ」とは別のフォルダを別途構築する必要があります。その意味では、事実上は「1つのフォルダ」ではなく「複数のフォルダ」が生まれることとなります。
選定し得るプラットフォーム
上述の「フォルダの構成スタイル」を加味して、適切なプラットフォーム（＝どの文書管理ツールを使うか）を選定することとなります。
しかしながら、どのプラットフォームでも上記全ての構成パターンを実現出来るとは限りません。また、表面的には実現出来ていても、細かい部分での注意事項が存在するなど、ツール選定は難しいです。
また、各構成パターンには、当然それぞれのメリットデメリットが存在し、自社に合っているものはどれかを判定することも難しいポイントの1つです。
当事業所は、事業者さまの考え方や事情に応じながらの適切なアドバイス（プラットフォーム選定を含む）が可能です。
最終的に、どのような「フォルダ」を目指すのか
大枠としてのフォルダ構成を検討し、その上で事業者さま内の事情（社内の文化など）を考慮し、フォルダをキレイに整理整頓していきますが、最終的には、以下の姿を目指すこととなります。
【参考】実践型「フォルダ整理」集合研修サービス
業務上、パソコンを扱う現場社員や経営層の方々に向けて、「フォルダ整理の基礎テクニック」を実践形式の集合研修で一通り紹介するサービスです。
実際に「ぐちゃぐちゃフォルダ」を「キレイにする」という作業を通じて、自然にフォルダ整理スキルを学んで頂くことが可能となります。
