当事業所の「フォルダ整理／共有フォルダ構築」方式

当事業所では、PCや共有フォルダにあふれた沢山のファイル等を整理することにより、「どこに何があるかが誰でも分かるキレイなフォルダ環境」を構築するという、「フォルダ整理」というサービスを提供しております。

この「フォルダ整理」により、「余計なITツール導入の回避」と共に、「ノーストレス＆スムーズな業務環境」という結果を実現させることが可能です。

ここでは、当事業所による「フォルダ整理」についての基礎的なアプローチや考え方を紹介します。

当事業所による「フォルダ整理」のイメージ

至るところで、以下の「整理前」のような、「どこに何があるかよく分からないフォルダ」というものを見る機会があると思います。

こういった「ぐちゃぐちゃフォルダ」を、「どこに何があるか誰でも分かる」形のフォルダに生まれ変わらせることとなります。

「フォルダ整理」を実施することによるメリット

「フォルダ整理」は、単に「業務効率化」という効果にとどまりません。

会社活動の超根本的な業務環境にメスを入れる形となるため、その効果は実は以下の通り非常に大きいです。

基本的に、探したい資料に「平均10秒以内」で辿り着く体制を実現します！

資料探しという業務のムダがなくなり、
「コスト削減」と「営業活動強化（売上拡大）」に至り、
結果、会社の「利益拡大」実現に寄与します！

「フォルダ」の構成スタイル

フォルダ（会社全体の共有フォルダ）を構築するためには、会社内での「各担当（各部署）ごとのアクセス権」を考慮していくことが重要となります。

それを踏まえて、フォルダ構築には大きく分けて以下の3つのスタイルが存在します。このそれぞれのうち、どれを実現させたいか次第で、選定するプラットフォーム（＝どの文書管理ツールを使うか）が定まってきます。

【①】各担当者が「自分に関係するフォルダのみ」表示させるスタイル

例えば「営業部の人間は、営業部関係の資料しか見る必要はない」というような考えを重視する場合、このスタイルでフォルダを構築することとなります。

【②】全社員が「1つのフォルダ」を取扱い、その中で細かくアクセス権設定をする

これは「1つのフォルダ」の中に、各担当（各部署）ごとのフォルダを構築するスタイルです。

そして、そのフォルダの中で、「各担当フォルダ（各部署フォルダ）」ごとに、「営業部の人間は経理部のフォルダを見ることが出来る／出来ない」といった細かい設定を加えていくことになります。

【③】全社員が「1つのフォルダ」を取扱うが、その中で細かくアクセス権設定はしない

これは「1つのフォルダ」の中に、各担当（各部署）ごとのフォルダを構築するスタイルです。

しかし、そのフォルダの中で、「各担当フォルダ（各部署フォルダ）」ごとに、「営業部の人間は経理部のフォルダを見ることが出来る／出来ない」といった細かい設定は加えません。

しかし、「とは言っても、さすがに会社の会計情報や人事情報といったものを全員に見せる訳にはいかない」ということもあるのが普通であって、この場合、その「1つのフォルダ」とは別のフォルダを別途構築する必要があります。その意味では、事実上は「1つのフォルダ」ではなく「複数のフォルダ」が生まれることとなります。

選定し得るプラットフォーム

上述の「フォルダの構成スタイル」を加味して、適切なプラットフォーム（＝どの文書管理ツールを使うか）を選定することとなります。

しかしながら、どのプラットフォームでも上記全ての構成パターンを実現出来るとは限りません。また、表面的には実現出来ていても、細かい部分での注意事項が存在するなど、ツール選定は難しいです。

また、各構成パターンには、当然それぞれのメリットデメリットが存在し、自社に合っているものはどれかを判定することも難しいポイントの1つです。

当事業所は、事業者さまの考え方や事情に応じながらの適切なアドバイス（プラットフォーム選定を含む）が可能です。

最終的に、どのような「フォルダ」を目指すのか

大枠としてのフォルダ構成を検討し、その上で事業者さま内の事情（社内の文化など）を考慮し、フォルダをキレイに整理整頓していきますが、最終的には、以下の姿を目指すこととなります。

「生成AI」では実現出来ない価値

フォルダ整理の検討や実施にあたり、工夫と環境次第で、「生成AI」を活用する方法が存在します。しかし、（個人のPCならまだしも）「会社の共有フォルダ」の整理において生成AIを活用することは、率直に、おススメはおりません。

なぜなら、企業の共有フォルダとは、多くの従業員が関わり、簡単にいじることが出来ない様々な事情が存在することが通常だからです。

例えば、
「昔からこういうフォルダ構成で、もう慣れてしまっているから、変に整理されたら困る！」
「〇〇〇さんの事情があるから……」
などといった、（会社の文化や、特定の人物への忖度具合などを考慮した）現場からの切実な声です。

このような事情があるため、現場の方との慎重なヒアリング・コミュニケーション・調整なしに、生成AIの定める提案や処理により、一気に会社の共有フォルダが整理させたら、それこそ現場は大混乱の大事故です。

また、会社の共有フォルダでは、「部署ごとに情報を整理するか」「商品・サービスごとに情報を整理するか」「顧客ごとに情報を整理するか」といった点を考えて構成を検討する必要があります。なぜなら、そのようにしないと、本当に実効性のある共有フォルダとは言えないためです。

しかしながら、これを検討するにあたっても、会社の文化や事情を最大限考慮していかなければならず、そのためにはやはり、会社の経営陣・管理者・現場スタッフとコミュニケーションを取っていくことが必須であり、そういったコミュニケーションが不可能な生成AIには、「会社の共有フォルダ」の整理を任せることは、疑問です。

当事業所のフォルダ整理は、単に「理屈にあてはめて、フォルダを整理する」といったものではなく、会社とのコミュニケーションを通じて、あくまで「その会社にとって最適なフォルダ」を提案し一緒に整理をするものです。長年、「会社の共有フォルダの整理」の実務経験から、生成AIでは実現出来ない高付加価値を提供いたします。

※「会社の共有フォルダ」ではなく、「個人のPC」であれば、「フォルダ整理に正しく生成AIを活用する方法」を指南の上、それを活用した画期的なフォルダ整理の実施も可能です。気軽にご相談ください。

【参考】実践型「フォルダ整理」集合研修サービス

業務上、パソコンを扱う現場社員や経営層の方々に向けて、「フォルダ整理の基礎テクニック」を実践形式の集合研修で一通り紹介するサービスです。

実際に「ぐちゃぐちゃフォルダ」を「キレイにする」という作業を通じて、自然にフォルダ整理スキルを学んで頂くことが可能となります。