【サービス業】ITコンサルティング&フォルダ整理
当事業所にて、「サービス業を営む会社」さまに対してITコンサルティングやIT環境構築を請け負った事例を紹介します。
今回は、「PC＆共有フォルダの大掃除」や「ぐちゃぐちゃExcel改善」といった、比較的ローコストのアプローチで少しずつ改善活動を行い、最終的に「kintone」や「Google Workspace」といったITツールに対してしっかりと投資を行う形で、事業者さま専用のIT環境構築を地道に進めた事例となっています。
※本記事は、守秘義務に配慮し、特定の企業・契約内容・内部情報を開示しない形で、一般化した内容として掲載しています。
課題の把握（ITコンサルティング）
事業者さまの当初の課題
特になし。正確には「特にITに関する課題を明確に認識されていなかった」という状態。
しかし、なんとなくは「ITを上手く使いこなせたら良いのだろうなぁ」という気持ちがあった状態。
ITコンサルによる「問題点の把握」
こちらの事業者さまは、BtoCのサービス業を中心に複数の事業を営んでおり、まずは最もスタッフ数の多いBtoC事業について、以下の通りに問題点を把握しました。
- 様々な情報（データ）が至る所に散在し、探すのに一苦労という状況であった。
- 各種ファイルの「最新版」がどこにあるかが分からず、結果として「古い情報」を意図せず使ってしまうことがあった。
- 1日の業務における「Excelへのデータ入力」においてスタッフの入力ミスが相次いでいた。（疲れが溜まる時間なので…）
- その「Excelへのデータ入力」は、入力作業に時間がかかる割に正確な情報が蓄積されていないというものであった。
- 複数の事業を営んでいるが、事業別の売上や利益が分からない状態であった。（当然、決算上でも把握出来ない）
- 代表者とスタッフが共にこれらの問題対応に追われ、「攻めの活動＝営業活動など」に対して十分なリソースを割くことが出来ない状況であった。
- 同じく、問題対応に常に追われていることから業務量が非常に多く、健康面での不安があった。
導いた大方針（IT戦略）
事業者さまとのコミュニケーションの中で上記の問題点を把握し、その上で以下の通りの大方針（戦略）を提案しました。
大方針（戦略）
まずは新たなIT投資などは行わず、今ある業務環境の中で改善活動を実施し、状況に応じてIT投資を行う。
短期的な狙い
スタッフや代表者の業務効率化により、業務上のストレスを軽減させる。
中長期的な狙い
スタッフや代表者それぞれにおいて、「自社の経営状況」を正確に把握出来るようにし（経営状況の見える化）、「やるべき行動」が客観的に把握できるようにする。
また、業務効率化により捻出した「時間（リソース）」を使い、営業活動といった「攻めの活動」を力を入れることが出来るようにする。
更に、ここまで整えた社内体制、特に「経営状況の見える化」体制をアピールする形で、銀行からの信頼獲得並びに資金調達を実施しやすい体制を構築する。
ローコストでIT環境構築
まずはお金をかけずに、「共有フォルダの大掃除（フォルダ整理）」及び「ぐちゃぐちゃなExcelの改善」を実施しました。
※Google Workspace有料プランを新たに契約し、「Google共有ドライブ」環境を導入の上で対応。
「共有フォルダの大掃除（フォルダ整理）」の進め方
- 対面で、複数回に渡り、フォルダ整理のお手伝いを実施。
- 「フォルダ整理を代わりにやる」ではなく、「フォルダ整理の考え方やテクニック」を伝授するイメージで、スキル移転を実施しながら整理を実施。
- 結果、長く時間をかけることなく、1か月程度で、大枠の掃除は終了。
（早く「ぐちゃぐちゃExcelの改善」に着手すべく、まずは「大枠」でストップ）
「ぐちゃぐちゃExcelの改善」イメージ図
要したコスト
なし
IT投資による改めてのIT環境構築
上記の通り「ローコストで構築したIT環境」をベースに、事業者さまと改めてコミュニケーションを重ね、最終的に美容サロン事業以外の他の美容関連事業についても含めて、「kintone」及び「Google Workspace」を上手く組み合わせる形で専用のIT環境を構築することとしました。
言わば、事業者さま専用の「経営基盤システム」を構築した形です。
イメージ図
要したコスト
Google Workspace有料プランの利用料（Standardプラン）
kintone利用料（「krewData」プラグイン等を含む）
