当事業所の「社内ポータル／グループウェア構築」方式
当事業所では、「事業者さまの全ての業務を支える基盤システム」となる、「社内ポータル／グループウェア」を構築することが可能です。
ここでは、その詳細を紹介します。
社内ポータルとグループウェア
「社内ポータル＝全ての基盤（入口）」で、「グループウェア＝基盤の上に載る機能群」というイメージです。
社内ポータルとは：「入口」
社員が業務において使うシステム類にアクセスすることが出来る、社内専用のWEBサイト（全ての基盤）。「朝、仕事を始める際に真っ先にPC上で開く社内専用WEBサイト」というイメージ（全ての基盤、入口）。
グループウェアとは：「機能群」
「社員同士のスケジュール登録&共有」「社員同士のコミュニケーション」「社員同士のデータ共有（文書管理）」といった、組織で行う各種業務が円滑になるために必要となる超基本的な機能（※）がひとまとめになったシステム（機能群）。
※具体的には、「カレンダー機能」「チャット機能」「ワークフロー機能」など
両者の違い
上記の通り、両者は異なるものですが、実際のところ、「社内ポータルを構築出来るグループウェア」が多く提供されており、文脈次第では「ほぼ同じ」と言えることがあります。
そのため、実務上は両者を切り離して考えることはほとんどなく、混同されて用語が使われていることも少なくありません。両者を厳密に区別して考えるよりも、実際の利用シーンに応じた柔軟な理解が大切と言えるでしょう。
社内ポータル／グループウェア構築の意義（効果）
この「社内ポータル／グループウェア」を導入し、その中身を構築することは、企業経営において最も重要なIT化対応と言えるほど重要なものです。
なぜなら、以下のように「ぐちゃぐちゃの業務環境」を「整理整頓された業務環境」に変貌させることが可能となるためです。
ただし、上図のような「整理整頓され、社内業務を円滑にする社内ポータル／グループウェア」を実現するためには、
「導入した社内ポータル／グループウェアを、このような姿に環境構築が出来るか？」
であり、単に「導入すれば終わり」というものではありません。
社内ポータル／グループウェアの具体例
上記のような社内ポータル／グループウェアを構築するにあたり、中小企業がローコストで実現させるためには、主に以下のITツールを活用することが選択肢となります。
| タイプ | 代表的なITツール名 | 解説＆当事業所所見 |
|---|---|---|
| 「社内ポータル」機能のみ （入口） | Google Workspace （のサービスの一つ「Googleサイト」） | Google Workspaceを構成するサービスの1つ「Googleサイト」を活用することで、社内専用のWEBサイト即ち「社内ポータル」を構築可能。しかし、Google Workspaceとして提供されている他の機能（Googleカレンダー／Googleドライブ／Googleチャットなど）がいわゆる「グループウェア」の機能群に相当するため、それらを上手く組み合わせることで、下記のような「一体型」を工夫して自ら構築することも可能。 |
| 「グループウェア」機能のみ （機能群） | LINE WORKS | 「トーク機能（チャット機能）」や「スケジュール機能」など、グループウェアとしての各種機能を提供している。一方で、「トップページ（社内ポータル）」を自由に作れる機能は備えていない。できるのは「掲示板」や「お気に入り」などにURLリンクを並べる程度（ただしそれは「ポータル的なページ」ではなく、「機能の中にリンクを置ける」レベル）。 |
| 社内ポータル機能を兼ね備えたグループウェア （入口と機能群の「一体型」） | サイボウズOffice／Garoon NIコラボ360 desknetʼs NEO など | ほぼ「グループウェア」と呼ばれているが、実際は「各グループウェア機能やそれ以外の各種URLに飛ぶことのできるリンク先一覧などを一元的にまとめることのできるトップページ」を作ることが出来る。つまり「社内ポータル」と「グループウェア」の「一体型」を構築出来る。 |
グループウェア機能としての「文書管理機能」
グループウェアには、「文書管理機能」が付属していることが一般的です。
しかし、一方で「文書管理機能に特化したITサービス」も存在しています。
それらとの違いを把握した上で適切なサービス選定を行う必要があります。場合によっては、「グループウェアに付属した文書管理機能」を使わずに、「文書管理については、文書管理機能に特化したITサービスを使う」という選択肢も現実的な手段としてあり得ます。
当事業所による「社内ポータル／グループウェア」構築支援
上記の通り、様々なITツールが存在することを前提に、それぞれの特性などを踏まえつつ、「どれを導入すべきか？」「どう組み合わせていけば良いか？」「導入後、どう作りこんでいけば良いか？」という点を考えていくこととなります。
この時、当事業所では、事業者さまの実態やお悩みポイントを正確に把握した上で、適切な製品選定及び環境構築を行うことが可能です。
お悩みの際は、ぜひお声がけください。
